代表取締役等住所非表示措置の書類提出方法
１．制度の概要
代表取締役等住所非表示措置とは、一定の要件の下、株式会社の代表取締役の住所の一部を、法務局から発行される登記事項証明書や登記情報提供サービスから提供される登記情報に表示しないこととする措置のことをいいます。
この措置を講じると、登記事項証明書等には、代表取締役の住所の最小行政区画まで（東京都渋谷区や横浜市中区など）の表示となります。
なお、代表取締役等住所非表示措置を講じた場合、登記事項証明書等から代表取締役の住所を確認することができなくなることから、（１）融資や与信審査への影響、（２）必要書類の増加、（３）代表取締役の住所変更登記の失念などが懸念されます。
制度の詳細は、代表取締役等住所非表示措置とは をご確認ください。
２．代表取締役等住所非表示措置の申出方法
代表取締役等住所非表示措置の申出は、代表取締役の就任（重任）、代表取締役の住所変更または管轄外本店移転の登記申請と同時に、所定の書類を添付することで行うことができます。
（１）具体的な申出の方法
代表取締役等住所非表示措置の申出をする場合には、上記の登記の申請書に代表取締役等住所非表示措置を講ずべき代表取締役の氏名および住所を記載しておこないます。
当サービスにおいては、変更内容の入力時に代表取締役等住所非表示措置の申込みをされますと、当サービスにて作成される登記申請書に代表取締役等住所非表示措置の申出に必要な情報が記載されます。
代表取締役等住所非表示措置に関する入力方法については、代表取締役等住所非表示措置の入力方法 をご確認ください。
（２）添付書類の準備
代表取締役等住所非表示措置の申出に必要な書類は会社ごとに異なります。ご自身の会社の状況や当サービスに入力する内容をもとに、会社の状況にあった添付書類を準備してください。
① 現在、代表取締役等住所非表示措置が講じられていない会社（代表取締役の住所が非表示になっていない会社）
現在、代表取締役等住所非表示措置が講じられていない会社は、ａ．本店所在場所における実在性を証する書面、ｂ．代表取締役の住所等を証する書面、ｃ．実質的支配者の本人特定事項を証する書面が必要となります。
ａ．本店所在場所における実在性を証する書面
会社の実在性を証明するため、会社宛の郵便にかかる配達証明書などが必要になります。以下の手順により準備してください。
ⅰ）会社宛の手紙・はがきを用意し、郵便局の窓口で一般書留・配達証明郵便として出します（内容証明とする必要はありません。）。このとき、「書留・特定記録郵便物等受領証」が発行されますので、「書留・特定記録郵便物等受領証」に記載されているお届け先が登記されている会社名・本店住所（今回の登記申請で商号変更・本店移転を行う場合は変更後の会社名・本店住所）と一致しているか必ず確認してください。
この「書留・特定記録郵便物等受領証」は、代表取締役等住所非表示措置の申出を行う際に提出しますので大切に保管してください。
ⅱ）上記の手紙・はがきを会社で受け取ると、郵便局から差出人に対して「郵便物等配達証明書」が送付されます。このとき、「郵便物等配達証明書」は会社宛ではなく、「差出人」宛になりますので注意してください。また、「郵便物等配達証明書」に記載されている受取人が登記されている会社名（今回の登記申請で商号変更を行う場合は変更後の会社名）と一致しているか必ず確認してください。
この「郵便物等配達証明書」は、代表取締役等住所非表示措置の申出を行う際に提出しますので大切に保管してください。
ｂ．代表取締役の住所等を証する書面
住所を非表示とする代表取締役について、その住所を証明する書類が必要となります。具体的には、住民票（マイナンバーが記載されていないもの）、戸籍の附票、運転免許証のコピーまたはマイナンバーカードのコピーなどになります。
なお、これらの書類に記載される氏名および住所は、登記申請書に記載される氏名および住所と一致する必要があります。今回の登記申請で代表取締役の住所変更を行う場合は転居届や転入届を提出した後の住民票などを準備する必要があります。
また、運転免許証のコピーを提出する場合はおもて面と裏面をコピーし、「原本と相違がない。法務太郎」などと、マイナンバーカードのコピーを提出する場合はおもて面のみコピーし、「原本と相違がない。法務太郎」などと記名する必要があります。
ただし、登記申請書に住所を非表示とする代表取締役の印鑑証明書を添付する場合は、「代表取締役の住所等を証する書面」を改めて準備する必要はありません。当サービスにおいて代表取締役等住所非表示措置の申込みをされますと、当サービスにて作成される「必要書類のご案内」に住民票などが必要となる方をご案内していますので、そちらも併せて確認してください。
ｃ．実質的支配者の本人特定事項を証する書面
会社の実質的支配者に関する書類が必要になります。実質的支配者とは、会社の事業経営を実質的に支配することが可能となる関係にある個人をいい、たとえば、50%を超える議決権を保有する個人（該当する者がいない場合は25%を超える議決権を保有する個人）などを指します。
当サービスにおいて代表取締役等住所非表示措置の申出をする場合には、ア）設立時の実質的支配者の申告受理及び認証証明書の提出、イ）実質的支配者リストの保管の申出のいずれかの対応が必要になります。
ア）設立時の実質的支配者の申告受理及び認証証明書の提出
設立時に定款認証において、公証役場から発行される「申告受理及び認証証明書」を提出する方法です。設立日から一定の期間内であれば、「申告受理及び認証証明書」を提出するだけの簡単な方法となります。
ただし、「申告受理及び認証証明書」を提出する方法は、設立日の属する年度またはその翌年度に登記の申請（代表取締役等住所非表示措置の申出）をする場合に限られます。つまり、設立日が2023年5月1日の会社は2025年3月31日までに、設立日が2025年2月3日の会社は2026年3月31日までに登記の申請（代表取締役等住所非表示措置の申出）をする場合に限り、「申告受理及び認証証明書」を提出する方法により行うことができます。
イ）実質的支配者リストの保管の申出
上記ア）による方法を行うことができない場合、当サービスにおいては、事前に法務局に対して「実質的支配者リストの保管の申出」を行う方法となります。登記申請の前に「実質的支配者リストの保管の申出」をしておくことで、実質的支配者の本人特定事項を証する書面を省略することができます。
上記ア）による方法を行うことができない場合は、登記の申請（代表取締役等住所非表示措置の申出）の前に、以下の手順により「実質的支配者リストの保管の申出」を行ってください。
ⅰ）提出書類の作成・確認
「実質的支配者リストの保管の申出」には、申出書・実質的支配者リスト・株主名簿を提出する必要があります。当サービスにおいて代表取締役等住所非表示措置の申込みをされますと、その内容に応じて申出書・実質的支配者リスト・株主名簿が作成されますので、作成された書類を確認してください。
ⅱ）申出書の提出
申出書・実質的支配者リスト・株主名簿を会社の本店所在地を管轄する法務局に提出します。窓口に持参する方法のほか、郵送による提出も可能です。なお、この申出書の提出は登記の申請とは別の手続きとなり、必ず登記の申請（代表取締役等住所非表示措置の申出）の前に行ってください。
ⅲ）法務局の確認
申出書の提出後、法務局が確認し問題なければ、認証文付きの実質的支配者リストの写しが交付されます。認証文付きの実質的支配者リストの写し自体は登記の申請（代表取締役等住所非表示措置の申出）には必要ありませんが、受け取る場合は窓口での受取・郵送を選択することができます。
窓口で受け取る場合は、申出時または後日法務局から確認完了日（予定日）がお知らせされますので、その日以降に窓口で受け取ります。郵送で受け取る場合は、申出書の提出の際に会社住所を記載した返信用封筒及び郵便切手を一緒に提出することで送付されます。
実質的支配者リストの法務局の確認完了後に、他の添付書類と一緒に登記の申請（代表取締役等住所非表示措置の申出）を行います。
② 現在、既に代表取締役等住所非表示措置が講じられている会社（代表取締役の住所が非表示になっている会社）
現在、既に代表取締役等住所非表示措置が講じられている会社は、「代表取締役の住所等を証する書面」が必要となります。
「代表取締役の住所等を証する書面」とは、住所を非表示とする代表取締役について、その住所を証明する書類となります。具体的には、住民票（マイナンバーが記載されていないもの）、戸籍の附票、運転免許証のコピーまたはマイナンバーカードのコピーなどになります。
なお、これらの書類に記載される氏名および住所は、登記申請書に記載される氏名および住所と一致する必要があります。今回の登記申請で代表取締役の住所変更を行う場合は転居届や転入届を提出した後の住民票などを準備する必要があります。
また、運転免許証のコピーを提出する場合はおもて面と裏面をコピーし、「原本と相違がない。法務太郎」などと、マイナンバーカードのコピーを提出する場合はおもて面のみコピーし、「原本と相違がない。法務太郎」などと記名する必要があります。
ただし、登記申請書に住所を非表示とする代表取締役の印鑑証明書を添付する場合は、「代表取締役の住所等を証する書面」を改めて準備する必要はありません。当サービスにおいて代表取締役等住所非表示措置の申込みをされますと、当サービスにて作成される「必要書類のご案内」に住民票などが必要となる方をご案内していますので、そちらも併せて確認してください。
（３）法務局への登記申請・申出
添付書類の準備が整ったら、会社の本店所在地を管轄する法務局に登記の申請（代表取締役等住所非表示措置の申出）を行います。当サービスで作成した登記申請書及び登記書類、その他の添付書類と一緒に、上記（２）で準備した代表取締役等住所非表示措置の申出にかかる必要書類を提出します。
この登記の申請により代表取締役等住所非表示措置の申出を行うことができます。